İletişim Stratejisi Oluşturmanın 12 Adımı

Bir proje ister küçük ister büyük, resmi veya gayri resmi olsun, iyi hazırlanmış bir iletişim planına sahip olmak, daha organize ve verimli bir projenin sağlanmasına yardımcı olabilir. Bu makalede, farklı iletişim planı türlerini, neden faydalı olduklarını ve kendi iletişim stratejinizi nasıl oluşturacağınızı inceleyeceğiz.

İletişim planı nedir?

Basitçe ifade etmek gerekirse, bir iletişim planı, hedeflenen kitlenin iletilen bir mesajı net ve kesintisiz olarak alması için bir yol haritasıdır. İletişim planları genellikle kuruluşlar tarafından büyük bir proje sırasında yazışmayı kolaylaştırmak için kullanılır, ancak aynı zamanda pazarlama iletişimi stratejilerini yönlendirmek için de kullanılır. Bir iletişim planı üç ana bileşeni belirleyecektir:

  • Proje boyunca önemli bilgiler nasıl iletilecek?
  • Bu bilgilerin verilmesinden kim sorumlu?
  • Bilgi dağıtımı için zaman çerçevesi ve sıklık nedir?

Unutmayın, tüm projeler eşit değildir. Bu nedenle, bir iletişim planı, her bir proje ile özel olarak ilişkilendirilecektir. Küçük projelerin büyük projelerden çok farklı iletişim ihtiyaçları olacaktır.

Proje iletişim planı nasıl olmalı?

Genel olarak, bir iletişim planı kimin hangi bilgileri ve hangi formatta bilmesi gerektiğini belirtir. Bir proje iletişim stratejisi oluştururken ele alınması gereken birkaç nokta vardır:

  • Projedeki kilit paydaşları belirleyin.
  • Birincil müşteri iletişim bilgilerini belirleyin.
  • Kullanılacak iletişim stratejisi türlerini ve zamanı belirleyin.
  • Özellikle büyük proje kilometre taşlarına ulaşıldıktan sonra önemli toplantıların ne zaman yapılacağına dair bir zaman çizelgesi oluşturun.

Stratejik bir iletişim planının hedefleri

İş dünyasında iletişim planları çok önemlidir. İlgili tüm tarafları, proje güncellemeleri ve son tarihler hakkında bilgilendirmektir. İletişim planlarının çoğunun benzer hedefleri olacaktır. Bunlar aşağıdaki gibidir:

  • Tüm paydaşları projenin bütçesi, zaman çizelgesi ve ihtiyaçları konusunda güncel tutun.
  • Yol boyunca tüm engellere veya önemli kararlara ilişkin şeffaf bilgiler sağlayın.
  • Paydaşların geri bildirim sağlamaları için fırsatlar sağlayın.

Bir iletişim planı geliştirmenin faydaları

Projeler iletişim aksaklıkları için fırsatlarla dolu. Kuruluşların ve şirketlerin yanlış iletişimden kaçınmaları önemlidir çünkü çok fazla zaman ve para kaybına neden olabilir. İletişim planları, başta müşteri olmak üzere tüm paydaşların bilgilendirilmesine ve yolunda ilerlemesine yardımcı olur. Plan ne kadar ayrıntılı olursa, yanlış iletişim ve potansiyel aksaklıklardan kaçınmanız o kadar muhtemeldir.

Bir iletişim planı şablonu geliştirmenin birçok faydası vardır.

Toplantıları açıkça organize etmek

İyi bir iletişim planı, açık toplantı kuralları oluşturur. Kimin buluşacağını, ne zaman buluşacağını ve en önemlisi neden buluşacağını ana hatlarıyla belirtir. Ayrıca toplantıların dolambaçlı olmasını engeller. Bu, ekip üyelerinin değerli zamanlarını boşa harcamadan mümkün olan en kısa sürede proje üzerinde çalışmaya geri dönmelerini sağlar.

Olası riskleri azaltmak

Herhangi bir büyük projede, işlerin ara sıra ters gideceğini kabul etmek önemlidir. Bir iletişim planı, proje liderlerinin, önemli bir sorun ortaya çıktığında bir acil durum planı geliştirmelerine olanak tanır.

Paydaşlar arasındaki iletişimi geliştirmek

Hangi kanalları kullanacağınızı belirlemek, iletişimi son derece verimli hale getirir. Bir yöntem seçin ve paydaşların bu iletişim kanalını kullanacağınızdan haberdar olduklarından emin olun. Yöntemler arasında telefon görüşmeleri, e-postalar, fakslar, grup sohbetleri veya çevrimiçi telekonferans olabilir. Herkes aynı iletişim kanalını kullandığında, süreçler düzene girecek ve kilit oyuncular arasında iletişim daha akıcı olacaktır.

Dostluk ve işbirliğini teşvik etmek

Ekibiniz iletişimde ne kadar etkili olursa, birlikte çalışırken o kadar güçlü olurlar. Etkileşimi teşvik etmek, işbirliğini geliştirecektir.

Paydaşları bilgilendirmek

Müşteriye planlanmış güncellemeler sağlamak ve geri bildirim istemek, bir projenin ilerlemesine yardımcı olabilir. Ek olarak, birincil irtibat noktasının kim olduğunu belirlemek, müşteri ile işletme arasındaki herhangi bir yanlış iletişimin önlenmesine yardımcı olacaktır.

Net beklentiler belirlemek ve hedeflere ulaşmak

Proje liderinin, ekibinin ve müşterinin bir projenin en başından itibaren açıklığa sahip olması önemlidir. Net beklentiler oluşturmak ve sürdürmek daha başarılı sonuçları teşvik edecektir.

Pazarlama iletişim planı nedir?

İletişim planları, istenen mesajlaşma stratejisinin amacına ve hedeflenen kitleye bağlı olarak değişir. Bir pazarlama iletişim planı şablonu, bir markanın amacı ve misyonu hakkında paydaşlardan ziyade bir kitleyi bilgilendirmeye odaklanır. Bu durumda, bir kuruluş hedef kitlesine tam olarak neyi iletmek istediklerini, bunu nasıl söylemek istediklerini ve bu iletişimin kanalını ve sıklığını ortaya koyacaktır.

İletişim stratejisi nasıl yapılır?

12 adımda bir iletişim planı oluşturabilirsiniz:

Her adım taslağı hazırlandıktan sonra, içeriği bir iletişim planı taslağına veya şablonuna ekleyin.

1 . Bir misyon beyanı oluşturun

Bir misyon beyanı, kuruluşunuzun bir müşteriye veya müşterilerine ulaştırmak istediği nihai hedefi belirleyecektir. Bir şablon, ekibinizin uygun görev bildirimini biçimlendirmesine yardımcı olabilir.

2 . İşletmenin veya projenin hedeflerini belirleyin

İş hedefleri, kuruluşunuzun veya şirketinizin başarılı olması için ulaşılması gereken hedeflerdir. İletişim planınızın her adımı hedeflerle ilgili olmalıdır. Proje hedeflerinin belirlenmesi, organizasyonun liderleri, bir yönetici veya bir pazarlama ekibi ile bir toplantı yoluyla bir ekip yaklaşımı ile geliştirilebilir.

3 . Hedef kitleyi belirleyin

Hedef kitle, kuruluşun ulaşmaya çalıştığı kişilerden oluşur. Bir hizmeti veya ürünü satın alma olasılığı en yüksek olan insan grubunu açıkça belirlemek çok önemlidir. Bu, anketler, Google Analytics ve web sitesi trafiği yoluyla veri toplanarak tamamlanabilir. Diğer bir strateji, takip eden herhangi bir rakibin sosyal medyasına bakmaktır. Ne tür bir kitleyi çektiklerini görün ve bunu kendi yararınıza kullanın.

Verileri inceledikten sonra hedef kitleniz için bir kişilik geliştirebilir ve onlar hakkında bir veya iki cümlelik bir açıklama yazabilirsiniz. Örneğin, “Hedef kitlemiz 25 ila 45 yaşları arasındaki çalışan annelerden oluşuyor ve iş gücünde aktif olarak yer alıyorlar.”

4 . Benzersiz satış teklifini belirleyin

Bir benzersiz satış teklifi, bir ürünü veya hizmeti rakiplerinkinden daha iyi ve daha cazip kılan şeydir. Kuruluşunuz için benzersiz satış teklifinin belirlenmesi iletişim planınızı büyük ölçüde etkileyecektir. Kendinizi rekabetten nasıl ayıracağınızı belirlemek çok önemlidir.

5 . Harekete geçirici mesaj oluşturun

Hedef kitlenizi belirledikten sonra, mesajınızı dinledikten veya okuduktan sonra ne yapmalarını istediğinizi belirtin. Doğru ifadeyi kullanmak bu adımda çok önemlidir. Harekete geçirme çağrınız, insanların hizmetinize veya ürününüze yatırım yapması için motive edici bir itici güçtür.

6 . Mesajı nasıl paylaşacağınıza karar verin

Plandaki bu noktada, ekibin mesajınızı yaymak için hangi kanalları kullanacağını seçmesi gerekir. En yaygın satış noktaları arasında, internet reklamcılığı, e-posta bültenleri ve basın bültenleri bulunur. Sosyal medya da çok büyük bir pazarlama aracıdır, bu nedenle hedef kitlenizin en çok nerede bulunduğunu öğrenmek için demografik verileri kullanmayı düşünün.

7 . Yayınlama sıklığını belirleyin

Kanallarınız seçildikten sonra, ekibin içeriği ne sıklıkta gönderip yayınlayacağına karar verin. Sosyal medyada yayınlamak için en iyi zamanın ne zaman olduğunu araştırın. Örneğin, hedef kitleniz Türk tüketicilerse, bu kişilerin sosyal medyada aktif olma olasılığının en yüksek olduğu zamanlarda içerik yayınlamayı düşünün. Sosyal medya ile bir yayın programı geliştirmek ve tutarlı bir şekilde odaklanmak anahtardır.

8 . Göndermek istediğiniz mesajı belirleyin

İnsanlar, karşılaştıkları belirli bir sorunu çözmek için ürününüze veya hizmetinize çekilecektir. Bu nedenle, mesajınızın sorunu tanımlaması, çözümünüzü sunması ve eylem çağrısını yapması gerekir. Örneğin, “(sorunu) mu yaşıyorsunuz? (şirket adı), (hizmet veya ürün adı) konusunda yardımcı olabilir. (Harekete geçirici mesaj).”

9 . Önemli olayları ve kampanya planlarını belirleyin

İleriye dönük plan yapmak için bir takvime göz atın. Ekibinizin bazı kampanyaları merkeze almak isteyebileceği olası olayları belirleyin. Bunlar yıl dönümü indirimleri, tatiller ve şirket genelinde özel etkinlikleri içerebilir.

10 . İletişim hedeflerini belirleyin

Daha sonra, ekibin ulaşması gereken iletişim hedeflerini belirleme zamanı. Bu hedefler, ikinci adımda geliştirilen hedeflerle ilgili olmalıdır. Hedefler belirlendikten sonra, metrikler ve veri noktaları ile ölçülmeleri gerekir.

11 . İletişim planını yürütmek için bir takvim kullanın

Bu noktada siz ve ekibiniz tam bir iletişim planı oluşturdunuz. Şimdi uygulama zamanı. Bir takvim kullanarak, ilişkili her kampanyanın uzunluğu ile önemli olayları tanımlayın. Bu aşamada ayrıca haber bültenleri, tanıtım etkinlikleri veya e-posta bültenlerini planlayabilirsiniz. Kampanya ile ilgili sosyal medya paylaşımları da takvime yerleştirilebilir.

12 . İletişim planının sonuçlarını analiz edin

Son adım, iletişim planınızın sonuçlarını ölçmek için metrikleri kullanmaktır. Stratejiniz başarılı mıydı?

Bir cevap yazın